1. Rekisterinpitäjä

 

Lawila Oy

Y-tunnus: 3163953-6

Tenderinlenkki 12

00520 Helsinki

 

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

 

Maija Vailaranta

p. 0505511283

maija.vailaranta@lawila.fi

​

3. Rekisterin nimi

 

Lawila Oy:n asiakasrekisteri

 

4. Rekisteröityjen ryhmät

 

Asiakasrekisterissä käsitellään seuraavia henkilöryhmiä

 

• Potentiaaliset asiakkaat ja asiakkaiden yhteyshenkilöt (yritykset, yhteisöt ja julkishallinto)

• Koulutuksiin osallistuvat ja osallistuneet henkilöt

• Yksityisasiakkaat

• Uutiskirjeen tilanneet

 

5. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

 

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhteen hoito, markkinointi, laskutus).

 

Rekisterinpitäjä ylläpitää tietoja potentiaalisista suomalaisista yritys-, yhteisö- ja julkishallinnon organisaatioasiakkaista. Edellä mainittujen yhteys- ja taustatietojen lisäksi rekisterissä pidetään yllä tietoa organisaatiossa työskentelevien henkilöiden asemasta ja tehtävistä yhteystietoineen.

 

Yksityisasiakkaiden osalta henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja asiakkaan väliseen sopimusperusteiseen asiakassuhteeseen ja suostumukseen. Asiakasta koskevat henkilötiedot kerätään yksityisasiakkaalta itseltään.

 

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin käyttötarkoituksiin:

 

• asiakassuhteen hoitoon ja muuhun asiakasviestintään, kuten markkinointiin, uutiskirjeisiin, asiakaskyselyihin, asiakkaan yhteystietojen ylläpitoon ja laskutukseen

• asiantuntija- ja asiakaspalveluiden antamiseen liittyen rekisterinpitäjän palveluihin ja toimeksiantoihin

• rekisterinpitäjän toiminnan ja palvelujen tarjonnan suunnitteluun ja kehittämiseen

• palvelujen ja toimeksiantojen hallinnointiin ja yhteydenpitoon asiakkaiden kanssa.

 

6. Rekisterin tietosisältö ja tietojen säilyttäminen

 

Asiakasrekisteriin voi sisältyä seuraavia tietoja: henkilön etu- ja sukunimi, henkilötunnus, työhön/asemaan liittyvät perustiedot, organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, kotiosoite), palveluiden käyttämiseen liittyvät tiedot, laskutustiedot, palvelupyyntöihin liittyvät tiedot sekä muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot. 

 

Säilytämme henkilötietoja niin kauan, kun säilyttäminen on tarpeen tietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta. Vanhentuneet ja tarpeettomat henkilötiedot poistetaan meitä velvoittavan lainsäädännön ja muun ohjeistuksen edellyttämällä tavalla. 

 

7. Säännönmukaiset tietolähteet

 

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta itseltään mm. yhteydenottolomakkeella, chat-palvelun kautta lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista sekä muista tilanteista, joissa asiakas itse luovuttaa tietojaan/organisaation tietoja oikeudellisten palveluiden toimittamista varten. Tietoja saadaan myös internet verkosta ja muista yleisesti saatavilla olevista lähteistä sekä rekisteröidyn edustamalta organisaatiolta. 

 

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

 

Henkilötietoja voidaan luovuttaa koulutuksien ja tilaisuuksien suunnittelusta ja järjestelystä vastaaville tahoille.

 

Yksityisasiakkaiden osalta tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta muille tahoille ilman rekisteröidyn suostumusta. Poikkeuksena tästä ovat sellaiset tilanteet, joissa lainsäädäntö velvoittaa tai oikeuttaa luovuttamaan tietoa esimerkiksi viranomaisille tai tietojen luovuttamisesta on erikseen sovittu. Poikkeuksena ovat myös sellaiset palveluntarjoajat, joiden kanssa rekisterinpitäjällä on sopimus ja jotka osana tarjoamaansa palvelua voivat käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta. Palveluntarjoajien kanssa tehdään asianmukaiset sopimukset henkilötietojen asianmukaisen käsittelyn varmistamiseksi myös näissä tilanteissa. 

 

Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 

 

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

 

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. 

 

Muut kuin sähköisessä muodossa olevat rekisterin henkilötietoja sisältävät aineistot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin ei ole asiattomilla pääsyä.

 

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimen käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

 

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tietojen korjaamista

 

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa, vaatia mahdollisen virheen korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Lisäksi rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä kokonaan. Rekisteröidyn henkilötiedot hävitetään pyynnöstä, ellei lainsäädäntö, sopimuksellinen asia tai palveluntuottaminen henkilölle ole estä tietojen poistamista. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä.

 

Mikäli henkilö haluaa käyttää edellä mainittua oikeuttaan, tulee hänen lähettää yksilöity pyyntö kirjallisesti rekisterinpitäjälle esimerkiksi sähköpostitse: lawila@lawila.fi tai postitse Lawila Oy, Tenderinlenkki 12, 00520 Helsinki. 

 

Rekisterinpitäjä vastaa tehtyyn pyyntöön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa eli maksimissaan kuukauden kuluessa. Oikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. 

 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. 

Toimivaltainen valvontaviranomainen asiakkaan henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa on Tietosuojavaltuutetun toimisto, Ratapihantie 9, 6 krs. 00520 Helsinki,

puh. 029 56 66700, tietosuoja@om.fi.

​